Основные преимущества электронного документооборота

Сегодня на большинстве предприятиях преобладает привычный, "бумажный" документооборот. Однако,  несмотря на это, многие руководители пытаются автоматизировать если не весь процесс, то хотя бы его отдельные циклы, потому что технологии электронного документооборота обладают весомыми преимуществами.

Не секрет, что внедрение в организациях с огромным количеством различных структур и  департаментов, которые связаны между собою  единым целым, данная система  становится важным и необходимым решением.

Вообще, документооборотом называют такой процесс различной документации, от их  создания до времени реализации. Сюда также можно отнести хранение и архивацию, и даже  уничтожение документов, которые не имеют какой-либо ценности.

Что касается электронного документооборота, то  это такая система движения документов, которую можно осуществлять при использовании компьютерной техники и технологий. Заверяются такие документы обычно при использовании цифровой подписи, а их обработка может производиться при использовании  разных электронных носителей.

Внедрить и использовать такую систему можно практически в любой организации, и не важно, будет это малое предприятие или огромный холдинг.

Преимущества использования "электронной" документации

Первое. Прозрачность протекания всех бизнес процессов. Таким образом, контролировать можно все: передачу, создание, получение и прочие манипуляции с бумагами. Более того, данная система позволяет намного быстрее осуществлять все эти процессы, позволяя руководству и другим уполномоченным органам следить за этим.

Второе. Высокая исполнительная функция. Как гласит статистика, огромный процент поручений от руководства сотрудниками не выполняются. Что касается внедрения электронной системы, то  руководитель имеет возможность самостоятельно вести контроль всех процессов работы с документами.

Третье. Минимальные затраты времени на обработку. Таким образом, обеспечивается более быстрые процессы по составлению, корректировке, рассылке документов, а благодаря специальным программам обеспечивается быстрое формирование отчетов и реестров. В итоге, это направлено на быстрое качественное  выполнение работы сотрудниками.

Статья написана по материалам сайта https://elbuh.com.ua "Медок Харьков".