Оформление кадровых документов
Правильное ведение кадрового делопроизводства в компании является залогом успешного прохождения всех проверок государственных органов - налоговой и трудовой инспекции, других фондов. Кроме того, это ведет к отсутствию таких негативных последствий, как приостановление деятельности с последующим взысканием штрафов.
Все внутренние документы, с которыми приходится сталкиваться кадровику, можно разделить на три большие группы:
-
организационные документы;
-
распорядительные документы;
-
справочно-информационные документы;
Различные виды кадровой отчетности по кадровому составу, кадровые журналы (книги учета), являются основой для оформления всех кадровых документов.
В свою очередь, организационные документы делятся на следующие группы:
-
распорядительная документация - это положения (документы, которые определяют порядок формирования задач и ответственность каждого работника в компании как в целом, так и по отдельности для каждого работника или же структурного подразделения) и уставы (правила, которые регулируют деятельность компании и взаимоотношения внутри коллектива и руководства);
-
исполнительная документация (это распорядительные документы, в которых определены различные стороны деятельности компании, а также должностные инструкции структурных подразделений);
В компании также обязательно разрабатывается штатное расписание, являющееся одним из документов для формирования структуры компании. В нем приводится перечень подразделений, названия должностей в каждом из подразделении и количество штатных единиц. Также там указываются оклады по должностям с указанием каждой надбавки (фонд оплаты труда по месяцам).
Распорядительные документы имеют административное назначение и адресованы нижестоящим отделам или отдельными исполнителями. Распорядительные документы - это постановления распоряжения и приказы.
Оформление кадровых документов
В 2018 году вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, он устанавливает новые требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Кроме того, он меняет порядок заверения копий документов. Основное изменение: на копии теперь необходимо указывать, где находится сам подлинник.
Новые реквизиты
Новый и старый ГОСТы различаются только по количеству реквизитов. Изменения в их составе также есть: включены новые части, а некоторые старые подверглись редакционным изменениям.
Ничего не изменилось с точки зрения бланков документации (состава реквизитов и их расположения). Однако теперь кадровый документ дополнился следующими реквизитами:
-
наименование структурного подразделения, которое и создало документ (оно пишется под наименованием организации);
-
обозначение должности лица – автора документа;
-
гриф ограничения доступа к документу (надписи «Для служебного пользования», “Коммерческая тайна” и др.) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа,там же ставится фамилия и подпись автора;
-
обозначение электронной подписи.
В настоящее время, когда стали популярными системы электронного документооборота (сокращенно СЭД), документы представляются в электронном виде уже не как копии их бумажных вариантов. А все главные реквизиты описываются с помощью электронных карточек данного документа. Кроме того, непосредственно и согласование также проводится в электронной форме. Это касается всех компаний, которые теперь применяют системы электронного документооборота.